Saiba como tomar decisões e evitar conflitos durante a realização desse evento tão especial.

 

Organizar um evento sem estresse pode parecer uma missão impossível, principalmente quando se trata de uma formatura. Em nossa experiência no mercado educacional, sabemos que essa realização envolve diversos fatores que geram muitas vezes momentos de conflito.

Mas, estamos aqui para te ajudar a resolver isso. Listamos algumas dicas obtidas ao longo desses anos na School Picture essenciais para quem deseja organizar e registrar a formatura sem estresse.

Aqui, você vai entender melhor o que considerar ao tomar decisões com a equipe de formatura, inclusive na hora de escolher o melhor fornecedor para as fotos escolares. Assim, será possível realizar esse grande evento de uma forma mais leve, e com registros incríveis que só quem domina a fotografia escolar pode oferecer. Confira!

5 dicas para planejar a formatura com calma

Todo final de ano tem formatura, mas isso não significa que elas precisam ser iguais. Essa é uma oportunidade de tirar as ideias do papel e organizar eventos surpreendentes. Para isso, os responsáveis por organizar o evento devem saber tomar decisões e compartilhar essas tarefas com calma.

Então, resgatamos dicas que já compartilhamos aqui no Blog da School Picture e as juntamos às outras novas orientações baseadas em nossa experiência, para que a sua formatura supere expectativas.

Alinhamento da equipe

Toda formatura tem uma comissão, formada por representantes dos estudantes, da comunidade escolar, dos familiares… Cada um deseja impor suas ideias e expectativas durante o processo de tomada de decisão – e são muitas as escolhas que permeiam o caminho até o grande dia.

Portanto, nesse momento, é importante decidir em conjunto quem será a pessoa líder das atividades e a forma como as decisões serão realizadas. Além disso, crie canais para que as pessoas se comuniquem de forma rápida e amigável. Lembre-se aqui de reforçar a importância de um diálogo aberto e sincero, mas que também seja respeitoso e com limites de dias e horários estabelecidos em comum acordo.

Cronograma

Estabelecer um cronograma é fundamental para o sucesso da organização. Porém, é importante lembrar que nem sempre os prazos serão alcançados, e que está tudo bem em ajustar o planejamento de acordo com as realizações.

Todavia, o ideal é que esse cronograma seja iniciado pelo menos um mês antes da formatura, com datas possíveis para cada etapa, desde a contratação de fornecedores até o grande dia. Para isso, novamente reforçamos a necessidade de organizar uma equipe e escala de trabalho, e de manter o diálogo aberto para que os dias e horários sejam alinhados conforme as necessidades.

Autorizações e contratos

O planejamento da formatura também envolve pesquisar e conhecer as questões relacionadas a finanças e autorizações necessárias para a realização de evento, como de uso do espaço e de imagem dos convidados, por exemplo.

Logo, se você não possui conhecimento nessas áreas, nem as pessoas da sua equipe, busque então profissionais que saibam orientá-los nesse sentido. Assim, a segurança de todas as pessoas envolvidas na realização da formatura será preservada, desde a dos organizadores até a dos convidados.

Fornecedor de fotografia escolar

Entre todas as escolhas feitas durante a organização da formatura, está a decisão de qual empresa será responsável pela fotografia escolar. E aqui é importante manter uma relação de confiança entre escolas e fotógrafos, pois os registros desse momento incrível devem ser especiais, para assim eternizarem todas as alegrias dessa realização.

É comum ouvir que “o cliente sempre tem razão”. Porém, por trás dessa afirmação, cabe ao cliente entender alguns pontos que fazem a diferença ao escolher quem lhe dará essa razão, que é o fornecedor da fotografia escolar. Pela nossa experiência de três décadas no mercado educacional, sabemos muito bem como essa troca entre escolas e a equipe responsável pelas fotos escolares é importante, como já observamos aqui no Blog da School Picture.

Sabemos, por exemplo, que os clientes priorizam as práticas de ética e privacidade. Isso deve estar entre as prioridades do serviço de fotografia escolar. Portanto, ao captar, armazenar e tratar dados pessoais dos estudantes, como suas imagens, certifique-se de que isso ocorrerá seguindo as normas como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e outros cuidados essenciais necessários na fotografia escolar.

Continuando, considere também nesta escolha se o fornecedor de fotos escolares trabalha alinhado com valores como a promoção da diversidade e inclusão. Isso significa que com materiais e recursos que apoiem a promoção da representatividade, e que, desta forma, as atividades para registro das fotos escolares aconteçam com respeito entre as pessoas participantes e suas necessidades, atendendo a todas as expectativas das pessoas que participarão da formatura.

E qual o pacote ideal de fotos escolares para a minha formatura?

Além de escolher qual será o fornecedor de fotografia escolar da sua formatura, você precisa saber escolher qual o melhor pacote para seu evento. Confira essas dicas da School Picture para tomar essa decisão com calma!

• O pacote de fotos escolares básico costuma incluir poucas fotos de 10×15 cm individuais. Essa opção atende aos clientes que estão em busca de garantir as recordações escolares com valores menores, por exemplo.
• Já o pacote de fotos escolares costuma ser composto por imagens de diversos tamanhos. Ele também tem mais possibilidades de edições, e conta com registros tanto individuais, quanto em grupo. Esta opção atende aos clientes com mais recursos para investir nas fotos escolares e também as que querem mais materiais, porque eles podem ser compartilhados com outras pessoas da família.
• Os clientes também podem optar pelo pacote de fotos escolares digital, composto somente pelas versões virtuais das recordações. Logo, essa opção é a ideal para clientes mais conectados, porque os conteúdos são acessados e compartilhados de forma online, sem apresentar os riscos de danos que as versões impressas têm.

Paciência e respeito

É comum surgir discussões mais afloradas ou outros momentos de estresse durante a organização de formaturas. Aqui, é importante saber algumas dicas socioemocionais que ajudam a lidar com esses momentos.

Para começar, em caso de imprevistos, mantenha a calma – mesmo que esse conselho pareça óbvio. Crie estratégias para não falar o primeiro pensamento que vier à cabeça, como também evite subir o tom de voz durante as discussões. A comunicação não-violenta é fundamental para manter a harmonia durante a organização da formatura.

Também é importante que cada pessoa saiba qual é a sua responsabilidade durante a organização da formatura, e que cada um comprometa a concluir essa tarefa, sem interferir nas dos outros. Porém, não dá para resolver tudo sozinho. Portanto, compartilhe feedbacks e dúvidas rapidamente com as outras pessoas da equipe de formatura, e tome decisões a partir dessas opiniões.

Para completar, lembre-se que a saúde física e mental são prioridades na organização de qualquer atividade. Portanto, nada de evitar refeições ou estender os horários impostos para a realização das tarefas. E, ao encarar falhas e imprevistos, busque encontrar a solução antes da razão. Nestes momentos, a prioridade é resolver, não encontrar culpados.

Gostou das dicas da School Picture para realizar a formatura sem estresse? Se precisar de fornecedores de fotografia escolar de confiança para este grande dia, pode contar com a gente! Converse com a equipe da School Picture e saiba mais: www.schoolpicture.com.br.